Sekilas Tentang Microsoft Office Access - Tulisan Zul

Mungkin kamu pernah melihat aplikasi ini sebelumnya. Kebanyakan orang lebih mengenal Microsoft Word, Excel, dan Power Point. Barangkali kamu belum pernah menggunakan Microsoft Acces, bahkan tidak pernah diklik sekalipun. Untuk itu saya akan jelaskan seputar perangkat lunak yang jarang diguanakan tersebut, Microsoft Office Access.

MS. Office Access adalah program perangkat lunak pengolah data atau juga disebut database yang dibuat oleh perusahaan ternama, Microsoft Inc. Fungsinya untuk membuat dan mengolah database agar mudah untuk diproses. Database yang dimaksud adalah berupa informasi yang disajikan dalam sebuah atau beberapa tabel. Kamu bisa menemukan software tersebut di komputer atau laptop yang telah terinstal program Microsoft Office.

Jika dilihat sekilas, akan tampak sama dengan program MS. Excel. Namun perbedaannya adalah software tersebut adalah program pengolah angka, sedangkan Access mengolah data. Untuk mengetahui perbedaan penggunaan kedua program tersebut, simak kasus berikut ini.

~ Seorang manajer ingin mengetahui besar biaya marginal selama satu periode di perusahaannya.

~ Seorang sekretaris ingin mengetahui jumlah karyawan di sebuah kantor dengan memasukkan biodata para karyawan tersebut.

Sudah paham? Begini, pada kasus pertama, seorang manajer ingin mengetahui besar biaya marginal di suatu perusahaan. Itu berarti ia perlu mengolah besar biaya dalam bentuk angka agar bisa dikalkulasikan. Dengan begitu ia harus menggunakan program MS. Excel.

Pada kasus kedua sekretaris ingin mengetahui identitas setiap karyawan. Itu berarti ia perlu mengolah data yang berupa identitas para karyawan tersebut. Dengan begitu, ia harus menggunakan program MS. Access.

Oke, lanjut. Microsoft Office Access pertama kali dirilis pada tahun 1992 dalam versi 1.0 (sumber informasi: Wikipedia). Lalu berangsur-angsur program tersebut mengalami perkembangan hingga sekarang. Versi saat ini adalah Microsoft Office Access 2016—namun kebanyakan masih menggunakan versi 2007, termasuk saya. Software ini bisa digunakan oleh siapa saja, baik itu kasir, organisasi, petugas perpustakaan, mahasiswa, maupun masyarakat umum yang memerlukannya.

Baca juga : Begini Cara Mengubah Format Power Point Menjadi Format Gambar

Mungkin timbul pertanyaan di kepalamu. Kenapa saya perlu pakai Microsoft Office Access? Sebenarnya saya menggunakan program ini agar lebih efisien dalam menjalankan dan mengolah semua data. Berhubung saya adalah sekretaris sebuah organisasi di kampus saya, maka saya menggunakannya. Misal mengentri nomor surat dan mengolah data pengurus.

Lalu, jika kamu membuka MS. Access, apa yang bisa kamu lihat? Nah, dalam program tersebut, terdapat beberapa unsur/komponen dasar yang perlu kamu ketahui. Berikut adalah uraiannya.

Table

Table adalah tempat semua data disimpan. Artinya table menjadi pusat penyimpanan database. Fungsinya untuk menyimpan database yang bersangkutan. Untuk membuat table, kamu harus klik tab Create, pilih Table, selanjutnya ubah nama tabel tersebut dan tentukan kolom dan jenisnya. Terakhir klik Save atau tekan Ctrl+S di keyboard kamu.

Form

Form adalah alat bantu pengisian database dalam tabel. Tool ini yang membuat program tersebut lebih efisien. Fungsinya adalah untuk mengisi data/informasi ke dalam tabel yang telah dibuat sebelmnya. Cara membuatnya adalah kamu bisa temukan di menu Create, Form. Secara otomatis form akan muncul sesuai dengan table yang dipilih. Kamu juga bisa memilih fitur Wizard atau Blank Form untuk membuat Form menjadi lebih elegan. Jangan lupa Save atau Ctrl+S.

Report

Baca baik-baik, bacanya REPORT, bukan REPOT, hehe. Maaf, bercanda. Report adalah sarana pelaporan database untuk menampilkan data yang telah diolah. Untuk membuat Report, sama seperti penjelasan sebelumnya, kamu bisa menemukannya di menu Create, lalu Report. Kamu juga bisa membuatnya dengan manual di menu Report Wizard atau di Report Design.

Query

Komponen yang satu ini sepertinya agak sulit untuk dijelaskan. Maklum, masih belajar, hehe. Query adalah komponen inti dalam mengolah data seperti memodifikasi data agar sesuai dengan yang diinginkan. Seperti memodifikasi tabel dengan membuat fungsi penjumlahan dan menghubungkan satu tabel dengan tabel lainnya. Kamu bisa cek kembali di menu Create, lalu pilih Query Wizard atau Query Design.

Nah, setelah menyimak penjelasan di atas, saya akan menjelaskan cara menggunakan program aplikasi Microsoft Office Access.

Pertama, buka program MS. Access.

Kedua, pilih Blank Database.

Ketiga, tentukan lokasi file.

Keempat, klik Create.

Kelima, buat Table.

Keenam, buat Form.

Ketujuh, buat Query (jika perlu).

Kedelapan, buat Report.

Oke, cukup sampai di sini dulu pembahasan saya. Mudah-mudahan kamu bisa mengerti menggunakan program ini. Saya sarankan untuk menggunakan MS. Access untuk membuat daftar tugas sekolah atau kuliah, bagi kamu yang sedang menempuh pendidikan. Jika kamu masih bingung, kamu bisa tinggalkan komentar di bawah ini. Terima kasih.